Cómo prevenir una crisis: 8 pasos que te ayudarán a estar preparado

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May 7, 2015

Cómo prevenir una crisis: 8 pasos que te ayudarán a estar preparado

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Toda empresa está expuesta a sufrir una crisis en cualquier momento y de cualquier índole. Una crisis no se puede evitar, pero sí se puede prevenir, y así lograr disminuir el impacto negativo interno y externo. Es por eso que un Plan de Manejo de Crisis es parte esencial del plan de trabajo de un negocio o una empresa.

Crisis se define, según el diccionario, como una situación grave y difícil que pone en peligro la continuidad o el desarrollo de un proceso físico, histórico o espiritual; por lo que existen una serie de factores que pueden detonar una crisis corporativa: desastres naturales, rumores, interrupción de servicios esenciales, movimientos del mercado bursátil, la inconformidad de un cliente, un escándalo sexual, discriminación, errores de proveedores, declaraciones del personal, la salida de un directivo, entre otros, que podrían dañar la imagen y reputación de una empresa y, por ende, sus ingresos.

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Suministrada. Propiedad: El Nuevo Día.

Recientemente, dada la situación de los bonos de Puerto Rico, la reputación de las cooperativas de ahorro y crédito se vio afectada por su inversión en los mismos. La situación causó desespero y desinformación entre los socios de cooperativas, llevando incluso a que muchos retiraran sus ahorros y acciones en las cooperativas. Las cooperativas por la manera en que están constituidas y en la manera en que se rigen cuentan con planes de mitigación y fondos que superan sus gastos a nivel operacional para enfrentar un embate económico de esta envergadura. Nuestros amigos de la Cooperativa Rodríguez Hidalgo (CRH) y el Enlace del Norte nos plantearon el reto de proponer un plan de comunicación para mitigar el impacto e informar correctamente a la comunidad. Para ello, desarrollamos dos campañas que puede visualizar al final de esta nota.

Ampliando sobre los planes de manejo de crisis, cuando las empresas cuentan con un Plan de Recuperación y Comunicación, vemos como resultado que éstas se preparan y responden mejor ante una crisis, son proactivas y no reactivas, toman decisiones estratégicas y puntuales para reducir el impacto.

Elaborar un Plan de Manejo de Crisis que incluya de manera clara los pasos a seguir, responsables, roles, acciones y métodos a aplicarse para aminorar los efectos de la contingencia es la pieza clave para el éxito de una estrategia de manejo de crisis.

 

 

A continuación, enumeramos los pasos a seguir que consideramos importantes para ayudar a mantener la reputación y la credibilidad de tu empresa, ante una crisis:

  1. Ve la situación como un reto publicitario: Sí, evalúa cada aspecto antes de trazar tu plan de manejo de crisis. Una evaluación siguiendo el formato FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) puede ser un punto de partida para identificar dónde estás parado y en qué áreas debes tomar acción.

  2. Integra a tu equipo de trabajo: Promueve la colaboración. Siempre es importante contar con el insumo de los recursos que atienden cada departamento o rol dentro de tu empresa. Selecciona tu mejor talento y hazlos parte de tu plan. Los hallazgos serán sorprendentes, a la vez que acortarás los tiempos de respuesta y evitarás que se diluya la comunicación.

  3. Manten el control de la conversación: Muchas empresas ante una crisis, deciden simplemente no hablar de la situación por no entrar en una crisis mayor, pero muchas veces sólo llevan la conversación “de Guatamala a Guatapeor”. Toma las riendas de lo que se está diciendo sobre ti con información correcta y fidedigna.

  4. Arma tu plan de comunicación: Contempla a quién le estarás hablando, el tono de la comunicación, asigna tiempos de respuesta a corto y largo plazo y medidas preventivas. Desarrolla una estructura de manejo de la información para que tu plan sea exitoso.

  5. Planifica posibles contestaciones: Dentro de una crisis siempre habrá preguntas, de toda índole. Haz un ejercicio de posibles escenarios para que lleves la delantera y no te cojan desprevenido porque “camarón que se duerme, se lo lleva la corriente”.

  6. Experimenta y prevee: Aplica simulacros mínimo una vez al año o antes, si la empresa está propensa a tener una crisis próxima.

  7. Constancia y continuidad: Continúa tus esfuerzos, da seguimiento a cada actividad que implementaste (no lo dejes morir), mantente siempre en tu posición oficial y explica en detalle las medidas tomadas para solucionar la crisis a las diferentes audiencias y mantener o recuperar tu imagen ante el público.

  8. Evalúa y aprende: Analiza el desempeño de tus esfuerzos y aplica las mejores prácticas en futuras contingencias. Evalúa que no funcionó y cómo puedes mejorarlo. Siempre se aprende y se mejora.

 

Con un plan de acción establecido, tu empresa dará pasos firmes y correctos hacia la solución y la reducción del impacto negativo ante una crisis.

En RED, contamos con expertos licenciados en Relaciones Públicas quienes te ayudarán a trazar tu propio Plan de Manejo de Crisis, y así estés siempre preparado.

Échale un vistazo a nuestras dos campañas de CRH y Enlace del Norte en los enlaces.